Toepassing
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle door of namens Notariskantoor Geert Labordus B.V., hierna ook omschreven als ‘het kantoor’, gevestigd en kantoorhoudende te Aalsmeer, ingeschreven in het handelsregister te Amsterdam onder nummer: 84684119, te verlenen notariële diensten, alsmede op alle rechtsverhoudingen van Notariskantoor Geert Labordus B.V. met derden.
Notariskantoor Geert Labordus B.V. is de enige opdrachtnemer van alle werkzaamheden. Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door het kantoor. Dit geldt ook wanneer het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon wordt uitgevoerd. De toepasselijkheid van de artikelen 7.404 en 7:407 lid 2 Burgerlijk Wetboek is uitdrukkelijk uitgesloten. NB: artikel 404: Indien de opdracht is verleend met het oog op een persoon die met de opdrachtgever of in zijn dienst een beroep of een bedrijf uitoefent, is die persoon gehouden de werkzaamheden, nodig voor de uitvoering van de opdracht, zelf te verrichten, behoudens voor zover uit de opdracht voortvloeit dat hij deze onder zijn verantwoordelijkheid door anderen mag laten uitvoeren; alles onverminderd de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en artikel 407 lid 2: Indien twee of meer personen tezamen een opdracht hebben ontvangen, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming in de nakoming, tenzij de tekortkoming niet aan hem kan worden toegerekend).
Werkwijze
Een oriënterend gesprek is kosteloos. Ieder gesprek dat langer dan 30 minuten in beslag neemt wordt gezien als het uitbrengen van advies en is niet langer kosteloos. Het verzoek tot het opstellen van een conceptakte is een opdracht aan het kantoor. Mocht de opdrachtgever, na het ontvangen van de conceptakte of andere stukken, besluiten om de zaak te annuleren dan wordt 85% van het honorarium voor de akte in rekening gebracht en 100% van de reeds gemaakte externe kosten.
Aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door het kantoor gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, met inbegrip van het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden voor rekening van het kantoor komt. Iedere aansprakelijkheid voor directe casu quo gevolgschade is uitgesloten. De notaris is lid van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en voldoet aan de door de KNB voorgeschreven verzekeringsplicht.
De in artikel 3 omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval het kantoor aansprakelijk is voor niet deugdelijk functioneren van de door het kantoor bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd.
Bij het inschakelen van derden zal door het kantoor zoveel mogelijk overleg worden gepleegd met de opdrachtgever. Het kantoor is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van aldus ingeschakelde derden. Het kantoor is gerechtigd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van door haar ingeschakelde derden mede namens haar opdrachtgevers te aanvaarden.
Onder opdracht wordt verstaan de overeenkomst in de zin van artikel 7:400 Burgerlijk Wetboek waarbij de notaris zich jegens de opdrachtgever verplicht tot het verrichten van bepaalde diensten. De notaris is bevoegd bij de uitvoering van de opdracht voor rekening van opdrachtgever derden in te schakelen.
Tarieven en meerwerk
Voor de dienstverlening zullen de op het kantoor voor de notaris voor die diensten gebruikelijke tarieven in rekening worden gebracht, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris schriftelijk anders is overeengekomen.
Indien meer werkzaamheden dan de gebruikelijke worden verricht, is de notaris bevoegd een hoger bedrag dan het in het vorige alinea bedoelde bedrag in rekening te brengen. Indien dit meerwerk naar het oordeel van de notaris wordt veroorzaakt dan wel vanwege één partij, is de notaris bevoegd dit meerwerk aan die partij te declareren, onverminderd de aansprakelijkheid van zijn wederpartij jegens de notaris.
De opdrachtgever is voorts gehouden de onkosten, die de notaris ter uitvoering van de opdracht moest maken te vergoeden. De notaris is bevoegd indien de opdracht langer loopt dan één (1) maand tussentijds te declareren. Uitgebrachte offertes hebben een geldigheidsduur van dertig (30) dagen, tenzij expliciet anders vermeld.
Voor het gebruik van de derdengeldenrekening door opdrachtgever kan het kantoor aan de opdrachtgever kosten in rekening brengen. Het kantoor zal eventuele positieve rente aan de opdrachtgever (of rechthebbende) vergoeden indien en voor zover het bedrag langer dan vijf dagen op de derdengeldenrekening staat. Indien de bank kosten en/of negatieve rente op de derdengelden in rekening brengt, is het kantoor gerechtigd die negatieve rente en/of kosten aan de opdrachtgever (of rechthebbende) door te belasten, al dan niet middels een forfaitair bedrag. Met het verstrekken van de opdracht verklaart de opdrachtgever zich daarmee akkoord.
Niet doorgegane akte
Ook werkzaamheden die verricht worden, zonder dat deze uiteindelijk leiden tot een notariële dan wel onderhandse akte, vallen onder de opdracht. De notaris is bevoegd terzake van die werkzaamheden aan de cliënt te declareren op basis van de door de notaris en de desbetreffende medewerkers aan de opdracht bestede tijd, tegen de op het kantoor gebruikelijke uurtarieven, alsmede aan de notaris doorberekende kosten/verschotten, tenzij tussen de opdrachtgever en notaris schriftelijk anders is overeengekomen.
Betalingscondities
Betaling van declaraties dient te geschieden vóór of op het tijdstip van het ondertekenen van de akte, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen of anders wordt vermeld. In andere gevallen dient betaling binnen veertien dagen na factuurdatum te geschieden. Bij overschrijding van deze termijn is de opdrachtgever in verzuim en is een vertragingsrente gelijk aan de wettelijke rente verschuldigd. Indien invorderingsmaatregelen tegen de in verzuim zijnde opdrachtgever worden getroffen, komen de kosten van de invordering voor rekening van de opdrachtgever.
Voor wettelijk voorgeschreven handelingen, waaronder het controleren van de legitimatiebewijsgegevens bij het Verificatie Identiteitsbewijzen Systeem (VIS), de controle bij de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA), de controle bij het Faillissementsregister en het Curatele Register, wordt door het kantoor de aan het kantoor in rekening gebrachte kosten doorberekend bij de desbetreffende partij(en).
Alle bedingen van deze Algemene Voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van de notaris, de kandidaat-notaris(sen) en alle andere medewerkers die bij, voor of namens het kantoor werkzaam zijn.
Wet ter voorkoming van witwassn en financieren (Wwft)
Op de navolgende notariële dienstverlening – dat kan zijn het geven van advies dan wel het verlenen van bijstand – is de wet ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van toepassing:
- het aan- of verkopen van onroerende zaken;
- het beheren van geld, effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, edelstenen of andere waarden;
- het oprichten of beheren van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen (verenigingen en andere rechtspersonen, maat- en vennootschappen, ondernemingen van publiekrechtelijke rechtspersonen en doelvermogens);
- de aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen;
- werkzaamheden op fiscaal gebied.
Volgens deze wet is het kantoor verplicht transacties die een ongebruikelijk karakter hebben te melden bij het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties. Van een voorgenomen melding mag het kantoor de opdrachtgever niet op de hoogte stellen. Opdrachtgever gaat daarmee akkoord.
Geschillenregelingen
Er geldt een Klachten- en Geschillenregeling Notariaat. Zie daarvoor www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl
Toepasselijk recht
Op de rechtsverhouding tussen het kantoor en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter of de Geschillencommissie.
Cliëntenonderzoek en meldingsplicht
Een akkoord op de door ons uitgebrachte offerte is een opdracht aan ons kantoor.
Ons kantoor begint pas met de uitvoering van een opdracht als alle onderdelen van het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft, waaronder het onderzoek naar eventuele PEP’s, UBO’s en het (verscherpte) cliëntenonderzoek en de herkomst van middelen is afgerond en ons kantoor geen redenen ziet om tot dienstweigering als bedoeld in artikel 21, lid 2 van de Wet op het notarisambt over te gaan.
Het kan zijn dat er tijdens het uitvoeren van de opdracht informatie bekend wordt waardoor aanvullend cliëntenonderzoek moet plaats vinden. Mocht dat aanvullende cliëntenonderzoek niet kunnen worden afgerond dan moet de zakelijke relatie worden verbroken. Dit zal aan de orde kunnen zijn bij herkomst middelen onderzoek. De kosten die met de naleving van de WWFT zijn gemoeid, belasten wij aan u door zoals vermeld in de offerte. Deze kosten bent u ook verschuldigd als blijkt dat we de opdracht niet mogen uitvoeren in verband met het bepaalde in artikel 21, lid 3 Wna.
Cliëntenonderzoek
Cliënten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren, moeten zich eerst een keer persoonlijk laten identificeren en hun identiteit, met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs, bij de notaris laten verifiëren. Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is de notaris op grond van de Wwft verplicht verder cliëntenonderzoek te doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden hebben. Deze worden ook wel PEP’s genoemd: politically exposed persons. Nader onderzoek / aanvullend onderzoek kan ook aan de orde zijn gezien bepaalde informatie (risicosignalen) waarvoor een aannemelijke verklaring moet komen. Het kan daarom zijn dat naar nadere informatie wordt gevraagd.
Vaststelling identiteit
Personen met de nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan. Bij het ondertekenen van de notariële akte dient de cliënt een geldig identiteitsbewijs mee te nemen.
Rechtspersonen
De identiteit van een rechtspersoon, zoals een bv, nv of stichting, kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin de feitelijke zeggenschap kunnen uitoefenen, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd: ultimate beneficial owners. De notaris kan verplicht zijn op grond van de Wwft nader onderzoek te doen.
Contant geld
Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels geen contante bedragen aannemen van € 2.500 of meer. Wanneer er toch € 2.500 of meer in contanten wordt betaald of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet de notaris dit melden bij de FIU-Nederland. Dit zal ook het geval zijn als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort.
Ons kantoorbeleid is dat wij contante betaling alleen bij hoge uitzondering accepteren mits deze een bedrag van € 100 niet te boven gaan.
Privacyverklaring
Notariskantoor Geert Labordus B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in onderstaande privacyverklaring:
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten tot het opmaken van een offerte, voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht 30 jaar bewaren. Daarna worden deze eeuwig bewaard in een centraal archief.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt het volgende.
De verwerking van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
- opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap;
- vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen;
- verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc.
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk uw toestemming.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder het Kadaster of Kamer van Koophandel;
- Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
- Schenker;
- Ouders;
- Testateurs;
- Een financiële instelling als bank, verzekeringsmaatschappij;
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden alleen aan derde partijen verstrekt wanneer dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren (KNB,Belastingdienst, Kadaster, Kamer van Koophandel, Centraal (levens)testamentenregisterl) of door cliënt zelf ingeschakelde ketenpartners (makelaars, hypotheekadviseurs etc, indien toestemming cliënt)
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@notarislabordus.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
***